Electronic Document

Seiring berkembangnya zaman teknologi ini, dokumen lebih mudah disimpan dalam bentuk elektronik atau biasa disebut E-Document. E-Document atau Elektronik Dokumen adalah dokumen berbentuk elektronik seperti data yang disimpan pada komputer, laptop, jaringan dan media penyimpanan lainnya. E-Document lebih praktis dan tidak membutuhkan ruang yang terlalu banyak daripada dokumen tercetak.

Electonik dokumen merupakan perkembangan dari dokumen konvensial. Dokumen konvensional biasanya berbentuk kertas dan berisi tulisan - tulisan sehingga harus menyediakan wadah lebih untuk menyimpannya. Seiring berkembangnya jaman, dokumen dapat berubah menjadi paperless atau bentuk elektronik. Mudah untuk diakses dan tidak perlu repot - repot menyediakan wadah untuk menyimpannya.

Elektonik dokumen biasanya berbentuk file, foto, musik, power point dan masih banyak yang lain. Kemudahan ini sangat membantu orang dalam mengakses dokume yang diinginkan. Hanya bermodalkan komputer dan interrnet ( jika diperlukan) kita dapat mengakses semua dokumen itu. Memudahkan sekali perkembangan teknologi, namun masih ada juga kekurangan dari dokumen elektronik.

Kelemahan dari dokumen elektronik adalah :
1.Beberapa orang masih gaptek sehingga sulit untuk mengakses.
2. Biaya untuk pembelian komputer atau media untuk mengakses masih tergolong mahal.
3. File yang disimpan sering juga error dan tidak dapat diakses.
4. Marak peretasan yang mengakibatkan kehilangan dokumen yang kita simpan.

Kelebihan dari dokumen elektronik :
1. Tidak perlu membuat wadah tersendiri untuk menyimpan.
2. Tidak membuang waktu terlalu banyak.
3. Lebih fleksibel dan mudan untuk diakses.
4. Cepat ditemukan.

 

  Adapun ciri-ciri E-document adalah:

1. Duplikasi atau regeneratif, artinya data digital dapat direproduksi seperti aslinya tanpa mengurangi  data asli, 

2. Sulit dilakukan dalam teknologi analog, karena data asli lebih baik daripada duplikat.Dibalik beberapa keuntungan E-Document, terdapat beberapa kekurangan diantaranya yaitu: 

 3. Perbedaan format file yang dapat menyebabkan dokumen tidak dapat dibuka di tempat lain,

 4.  Kurangnya jaminan kerahasiaan E-Document sebab sebagai alat bukti dikhawatirkan dapat dipalsukan dan nantinya akan muncul masalah keautentikan E-Document tersebut, 

 5. Dokumen yang dikirim melalui e-mail, fax terkadang disalah gunakan oleh pihak ketiga yang tidak berkepentingan. 

     Adapun cara pengiriman E-Dokument dapat dilakukan melalui internet menggunakan FTP atau e-mail, dan postingan pada web.

Sekian dulu... Wassalamu’alaikum.

Perlu diketahui bahwa dalam UU ITE  dokumen elektronik adalah setiap informasi elektronik yng dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampillkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.