Arsip dan Nilai Guna Arsip

banyak yang berpendapat bahwa arsip itu hanyalah sebuah tumpukan tumpukan kertas didalam sebuah ruangan dan orang yang mengerjakan arsip tersebut adalah arsiparis yang memiliki kehidupan menumpuk dan berantakan seperti arsip dimejanya. namun jangan salah tangkap dengan arti arsip itu sendiri, kali ini kita akan melakukan pembahasan mengenai arsip dan nilai keguaanya.

Arsip dalam KBBI memiliki arti sebagai dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.

sedangkan didalam undang-Undang  Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.menjelaskan bahwa Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Sehingga kita dapat mengenal sebuah arsip sebagai suatu rekaman jejak peristiwa yang telah terjadi yang dapat berbentuk teks, gambar, maupun, audio video berguna untuk memberikan sebuah informasi akan kejadian peristiwa. Dalam hal ini arsip sangatlah diperlukan dalam berbagai hal, baik didalam sebuah organisasi / lembaga sampai dengan arsip dari setiap orang. Keperluan arsip ini dapat kita lihat dari nilai guna arsip itu sendiri, serta nilai guna arsip juga memiliki 2 jenis yaitu nilai guna Primer dan Sekunder. berikut ini merupakan nilai guna dari arsip.

1.    Nilai guna primer arsip

a.      Nilai guna administratif.

Nilai guna ini berkaitan dengan perorangan maupun sebuah lembaga dimana arsip berguna untuk melancarkan suatu kegiatan. Contohnya setiap orang yang berusia 17 tahun keatas akan diwajibkan untuk membuat Kartu Tanda Penduduk, KTP tersebutlah yang menjadi sebuah arsip yang menunjukan identitas diri seseorang sekaligus sebagai arsip untuk mengurus keperluan arsip lainya

b.    Nilai guna finansial.

Nilai guna ini menyangkut penggunaan uang untuk keperluan audit atau operasional, data yang digunakan untuk menyusun laporan tahunan atau menyelesaikan pengisian pajak, transaksi pembelian atau penjualan. Kita akan banyak menemui kearsipan ini dalam sebuah lembaga dalam penyusunan laporan pertanggung jawaban, disini banyak sekali arsip dari hasil perencanaan pengeluaran dan arsip hasil pembelanjaan yang dapat berupa kwintasi atau nota.

c.     Nilai guna hukum.

Nilai guna hukum(legalitas) artinya nilai guna arsip dinamis inaktif menyangkut penggunaan kepentin Contohnya berkaitan dengan kepemilikan, persetujuan, transaksi, kontrak, bukti penyelesaian tugas sesuai dengan persyaratan hukum,, misalnya menyangkut keselamatan kerja atau ramah lingkungan.

d.    Nilai guna historis.

Dalam nilai guna historis ini berkaitan dengan kualitas atau isi sebuah arsip yang merekam sebuah peristiwa yang berkaitan dengan sebuah kegiatan. Arsip ini biasa dianggap penting dan disengaja dibuat untuk memperoleh hasil dari suatu kegiatan dan dijadikan bahan evaluasi ataupun refrensi dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Contoh arsip ini dapat berupa buku notulen rapat, laporan pertanggung jawaban kegiatan dan lain sebagainya.

2.       Nilai guna sekunder arsip

a.       Nilai guna kebuktian  

Nilai guna ini memiliki fungsi untuk memberikan sebuah pembuktian mengenai bagaimana sebuah organisasi / lembaga didirikan, dikembangkan, diatur, serta pelaksanaan fungsi dan kegiatannya. Contohnya dapat berupa sebuah surat keputusan menteri dalam negeri dalam pendirian Institu Agama Islam Negeri, ataupun sebuah akta kelahiran.

b.      Nilai guna informasional menyangkut bagaimana informasi digunakan untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptanya.